同一張升降桌，對身高155厘米與185厘米的使用者而言，合適高度可以相差超過20厘米。站立辦公桌高度調整若只憑感覺，常見結果是螢幕太低、手腕向上折、肩膊長期聳起，桌子雖然能升降，卻未必真正改善工作姿勢。對辦公室管理人員而言，設定方法亦會影響員工適應度、設備擺位，以及採購後的使用投訴。
升降桌的價值不在於整天站立，而在於讓使用者能在坐與站之間轉換。正確的高度設定，應由手肘、鍵盤、螢幕三者的相對位置開始判斷，再配合椅子、腳踏、螢幕支架及桌面承重一併考慮。這也是為何採購時只比較最低價或桌板尺寸，往往不足以應付日常高頻使用。
站立辦公桌高度調整，先由手肘高度開始
最實用的原則很簡單：不論坐下或站立，先讓手肘自然垂放，前臂接近水平，再把鍵盤調整至手肘高度或略低的位置。打字時，肩膊應保持放鬆，手腕盡量維持平直，而不是為遷就桌面高度而向上彎曲。
站立時，可先站直、雙腳平放地面，手肘彎曲約90度，量度地面至手肘的高度。這個數值可作為桌面起始高度，再因鍵盤厚度、桌墊及個人習慣作小幅調整。一般而言，使用筆記型電腦外接鍵盤時，桌面高度與只使用薄鍵盤的情況會不同，不宜直接照抄他人的記憶高度。
坐下時亦不要只把桌面降到「坐得到」的程度。椅子高度應先令雙腳踏穩地面、膝蓋大致呈90度至100度，然後再調整桌面。若桌面已降至最低，手肘仍被迫抬高，問題可能是椅子過低；相反，椅子調高後雙腳懸空，則可加配腳踏，避免以縮腿或交叉雙腳補償高度差。
坐姿與站姿高度不能共用一個數字
不少使用者把升降桌設定成兩個固定數字：一個坐姿、一個站姿。這是有效做法，但前提是兩個數字都經過實際工作測試。坐姿桌面通常會比站姿低約25至35厘米，實際差距視乎身高、鞋底厚度、椅子坐墊下陷程度及使用的輸入設備而定。
調校後，建議以15至20分鐘的正常工作作測試，而不是只站在桌前看一眼。打字、操作滑鼠、閱讀文件、接聽電話時，身體會出現不同動作。如果手腕開始有壓力、頸部要向前伸、肩膊不自覺抬高，便應每次以1至2厘米微調。細小改動往往比一次升降5厘米更容易找出問題。
對需要穿制服、皮鞋或安全鞋的工作場所，站姿高度尤其要以實際工作鞋測試。赤腳在家設定的高度，帶到辦公室未必合用。酒店後勤、學校行政、醫療機構及一般商業辦公室如有多人使用同類工作站，宜把常用高度記錄下來，減少每次重新調校的時間。
螢幕位置比桌面高度更容易被忽略
桌面高度正確，不代表螢幕位置正確。使用獨立螢幕時，視線自然平望的位置應大約落在螢幕上方三分之一處，螢幕距離則以閱讀文字時不用前傾為準。若螢幕直接放在桌面，站立後往往顯得太低，使用者會低頭看螢幕，長時間容易增加頸部負擔。
這種情況可考慮使用螢幕支架或螢幕臂，把螢幕與桌面分開調整。採購升降桌時，也要預留支架夾具所需的桌板邊位，並確認桌板厚度與承重是否配合。雙螢幕、筆記型電腦支架、文件架及桌下主機架都會影響整體重量與升降穩定性，不能只計算桌面上的單一螢幕。
若員工以筆記型電腦作主要工作工具，最常見的錯誤是把電腦直接升高後，同時令鍵盤太高。較合理的配置是把筆記型電腦墊高至接近視線高度，另配外接鍵盤和滑鼠。空間有限時，可先處理最長時間使用的設備，例如每天大量輸入資料的人員，應優先確保鍵盤與滑鼠位置合適。
多人共用工作站，記憶高度比口頭交接可靠
熱桌、接待處、培訓室及輪班辦公位置，最常遇到的不是「桌子不能升」，而是上一位使用者調整後沒有復位。對多人共用的站立辦公桌，具備高度記憶功能會較方便，讓不同使用者可儲存坐姿與站姿數值。即使沒有記憶鍵，也可在桌側貼上簡明標示，列出常用使用者或不同身高範圍的起始高度。
不過，記憶功能不是代替人體工學檢查。每位使用者的椅子、螢幕高度和鍵盤配置不同，儲存數字只應視為起點。採購人員在規劃共享工位時，宜選擇升降範圍較寬、按鍵清晰、升降速度穩定的型號，並保留足夠線材長度，避免桌面升至最高時拉扯電源線、網路線或螢幕訊號線。
培訓室或短期使用的共享空間，未必需要每張桌都配置高階電動升降功能。如果使用者每次工作時間較短，固定高度桌配合合適椅子可能已足夠；相反，資料輸入、設計、行政及長時間電腦工作的崗位，投放可調高度工作站通常更有實際效益。關鍵在於使用頻率與工作內容，而非單純追求全數升降化。
採購前先核對升降範圍、承重與空間
選擇升降桌時，最低與最高桌面高度必須同時查看。最低高度決定較矮使用者坐下時能否保持手肘放鬆；最高高度則決定較高使用者站立時能否避免彎腰。若辦公室使用者身高差異大，升降範圍比單一桌板款式更值得優先比較。
承重同樣不能忽略。桌面看似只放電腦，但加上雙螢幕、螢幕臂、筆記型電腦、文件架、電話、充電器及日常文件後，重量會明顯增加。承重不足或重心偏向一側，升降時可能搖晃，亦會縮短電動結構的使用壽命。對公共機構、學校和企業部門而言，耐用度與後續維護通常比一次性節省少量預算更值得計算。
空間規劃方面，要預留桌面升高後的活動範圍。靠牆擺放時，螢幕臂、檯燈或文件架可能碰到牆身；放在屏風工作位內時，要留意升高後是否干涉上方層架或線槽。開放式辦公室亦應檢查桌下抽屜櫃高度，避免桌面下降時與櫃體相撞。
不要忽略線材與桌下設備
升降桌在最低位置看似整齊，不代表升高後也安全。電源拖板、主機、充電器及網路設備若直接放在地面，線材可能不足或被桌腳壓住。較理想的做法是把常用插座和拖板固定於桌底，再以足夠長度的線材連接牆身插座，並在升降全程測試是否有拉扯。
桌下活動空間亦要保留給雙腿和椅子。將大型主機、文件箱或儲物櫃塞在桌底，會令使用者無法調整坐姿，最後即使桌面高度正確，仍然坐得不舒服。對空間緊湊的香港辦公室，應把桌面尺寸、活動櫃位置、屏風走線與升降行程一起規劃，而不是安裝後才逐件遷就。
站立不是越久越好，建立可持續的轉換節奏
剛開始使用升降桌的人，常見兩種極端：要麼整天不升桌，要麼一升就站兩三小時。前者浪費設備功能，後者則容易出現腳底、腰背或膝部疲勞。較容易維持的做法，是每次站立20至40分鐘，再因工作需要回到坐姿，讓姿勢有規律地轉換。
站立時可把重心平均放在雙腳，避免長期單腳受力或把膝蓋鎖直。需要長時間站立的人，可考慮防疲勞地墊，但地墊厚度會改變實際站姿高度，應在鋪設後重新設定桌面。對有既有腰背、膝蓋或循環問題的使用者，調整頻率及站立時間更應按個人情況處理，不能以同一標準要求所有員工。
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當桌面升到合適位置後，請不要急著把設定當作永久答案。換了椅子、加了螢幕臂、改用較厚的鍵盤，甚至換了一對鞋，都可能令原有高度不再理想。每隔一段時間花幾分鐘重新檢查手肘、肩膊與視線位置，才是讓升降桌在每日工作中真正發揮作用的做法。
